Privacy policy

1. Algemeen

Deze Privacy verklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens als een onderdeel van uw gebruik van deze website (de “website”) en van onze service aan u als cliënt en andere betrokkenen (gezamenlijk aangeduid als de “diensten”). Deze verwerkingen worden steeds uitgevoerd door Diane Van Zegbroeck als verwerkingsverantwoordelijke en als zaakvoerder van DnD Coaching, gevestigd te Brusselsesteenweg 170/0001 te Mechelen, ondernemingsnummer BE0817.837.781.

Het beschermen van persoonsgegevens van cliënten en andere betrokkenen is niet enkel een wettelijke verplichting, maar hoort bij een degelijke bedrijfsvoering en het behouden van het vertrouwen dat onze cliënten in ons stellen. Daarom doen wij zoveel mogelijk om de bescherming van deze gegevens te waarborgen en steeds conform de General Data Protection Regulation (GDPR) te handelen wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken.

Meer concreet zal de therapeut de persoonsgegevens steeds rechtmatig behandelen voor welbepaalde doeleinden. Wij zullen het nodige doen om nooit meer persoonsgegevens te vragen dan noodzakelijk of om deze persoonsgegevens langer dan nodig te bewaren. Tot slot neemt de therapeut de technische en organisatorische maatregelen die een passende beveiliging waarborgen zodat persoonsgegevens worden beveiligd.

Door gebruik van onze website en/of onze diensten erkent u dat u deze Privacy verklaring zorgvuldig heeft gelezen en dat u hiermee zonder voorbehoud instemt. Door de privacy checkbox aan te klikken op de antwoordformulieren op de website verklaart u dat u inderdaad deze Privacy verklaring hebt gelezen en hiermee instemt. U verklaart dat u begrijpt met welke doeleinden uw persoonsgegevens worden verwerkt. U stemt er ook mee in dat uw voortgezet gebruik van de website wordt begrepen als een voortgezette toestemming. U kunt uw toestemming op elk ogenblik intrekken door een verzoek te richten aan diane@dndcoaching.be.

Deze Privacy verklaring was laatst bijgewerkt op 14/08/2019. Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy verklaring te wijzigen naar ons eigen inzicht. Wijzigingen worden gecommuniceerd via de website, en niet stilletjes doorgevoerd.

Hou er rekening mee dat we zogenaamde “cookies” of gelijkaardige technologie kunnen gebruiken als deel van de website en/of de diensten. Cookies zijn kleine tekstbestanden die geplaatst worden op de harde schijf van uw toestel en die bepaalde informatie bevatten, waaronder soms persoonsgegevens. Voor meer informatie betreffende ons gebruik van cookies, gelieve onze Cookie Policy te lezen.

2. Wie of wat is DnD Coaching en wat doen we?

DnD Coaching is een bedrijf gespecialiseerd in het helpen van mensen die geestelijk lijden of worstelen met een psychosociale problematiek. Meer informatie hieromtrent vindt u op de andere pagina’s van onze website.

In die context komen wij in contact met persoonsgegevens van onze cliënten. De therapeut is verantwoordelijk voor deze gegevens, en om daar mee om te gaan op een manier die overeen komt met de geldende wettelijke eisen.

DnD Coaching heeft geen DPO aangesteld.

3. Persoonsgegevens die we verwerken

3.1 Welke persoonsgegevens verwerken we en wat doen we ermee?

Gegevens verkregen via persoonlijk contact

• Voor – en achternaam: We spreken jou gewoon het liefste aan met jouw naam in plaats van een algemene begroeting te gebruiken.
• Adresgegevens: om eventuele factuur op te maken of een verslag te sturen
• Telefoonnummer: we contacteren je graag telefonisch of per sms mocht er last minute iets veranderen in onze planning
• E-mail adres: onze meeste communicatie verloopt via email. We sturen je op je e-mailadres bijvoorbeeld alle praktische informatie over je afspraak en ook je factuur bezorgen we je per mail

Gegevens verkregen via de website

• Ip adres en andere technische gegevens : wij kunnen anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar onze website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website en diensten permanent te optimaliseren of eventuele nieuwe producten of diensten te ontwikkelen.
• Indien u het contactformulier invult op de website of een afspraak maakt via het online boekingssysteem, verwerken wij van u volgende gegevens:
  • Voor- en achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mail adres
  • De datum van uw afspraak
  • De eventuele boodschap die u bij het maken van de afspraak noteert

3.2 Hoe lang bewaren we onze gegevens?

• Facturatie en administratie,
  • 7 jaar
• Nota’s en dossiers van onze cliënten
  • tot 2 jaar na de laatste afspraak
• Aanwezigheidslijsten bij afspraken of groepssessies
  • tot 1 jaar na de sessie
• Gegevens verzameld via de website
  • tot 6 maand na de ontvangst

3.3 Waarom verwerken we deze gegevens?

• DnD Coaching verkrijgt deze gegevens in principe van u persoonlijk en verzamelt deze om haar administratieve verplichtingen na te komen, zoals het aanrekenen van de diensten die aan de cliënt verleend zijn door de therapeut en het voeren van onze wettelijk verplichte boekhouding.
• Voor het aantonen en verlenen van goede hulp is het verder belangrijk dat we dossiers, verslagen en/of en nota’s aanleggen over onze cliënten.
• Op de website van DnD Coaching worden algemene bezoekgegevens bijgehouden waaronder het IP adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek – en klikgedrag op de website. We gebruiken deze informatie enkel om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.
• Naast alle hierboven vermelde doeleinden kunnen wij uw persoonlijke gegevens ook verwerken:
  • om u op een gepersonaliseerde en efficiënte manier te voorzien van informatie over producten en diensten die u aanvraagt, hetzij via de website, e-mail, telefoon of via de sociale media kanalen
  • voor direct marketing doeleinden d.w.z. om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties van ons of onze geselecteerde partners. Hiervoor zullen wij steeds uw voorafgaandelijk uw toestemming vragen.

3.4 Aan wie geven we uw persoonsgegevens door?

• Wij geven uw gegevens aan niemand door tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien u zelf wenst te veranderen van therapeut kan u wel vragen om uw dossier over te dragen aan uw eventuele nieuwe therapeut.
• Wij kunnen een beroep doen op externe verwerkers om u de website en/of diensten aan te bieden. Wij zorgen ervoor dat derde verwerkers uw persoonsgegevens alleen namens ons, en op schriftelijke instructie van ons, mogen verwerken. Wij garanderen dat alle externe verwerkers met de nodige zorgvuldigheid worden geselecteerd zodat wij kunnen rekenen op een veilige behandeling van uw persoonsgegevens.
• De notities die tijdens de gesprekken worden genomen, worden omgezet in digitale dossiers, verslagen en nota’s. Deze zijn voor persoonlijk gebruik van de therapeut en worden met niemand gedeeld. Indien een verslag wordt gevraagd door de cliënt voor zichzelf of voor een externe dienst dan wordt dit verslag gebaseerd op deze persoonlijke dossiers van de therapeut. Al deze digitale bestanden zijn met een paswoord beveiligd. Er wordt regelmatig een back-up gemaakt van deze bestanden op een met een paswoord versleutelde usb stick.
• Wij mogen uw gegevens ook verstrekken
  • aan een financiële instelling of betalingsdienstaanbieder, om uw financiële instelling of betalingsdienstaanbieder in staat te stellen aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen;
  • aan de politie of gerechtelijke autoriteiten als bewijs van mogelijke misdrijven of indien er gegronde verdenkingen bestaan van een onrechtmatige daad of misdrijf door u gepleegd door middel van uw registratie bij of gebruik van de website of onze diensten;
  • als en wanneer uw registratie op de website of het gebruik van de website of diensten kan worden beschouwd
    (a) als een schending van de voorwaarden of de intellectuele eigendomsrechten of enig ander recht van een derde partij,
    (b) een bedreiging voor de veiligheid of integriteit van onze diensten,
    (c) een gevaar voor de website of diensten of systemen van ons of van onze onderaannemers als gevolg van virussen, Trojaanse, paarden, spyware, malware of enige ander vorm van kwaadaardige code,
    (d) op welke manier dan ook illegaal of onrechtmatig, discriminerend of beledigend is.

4. Waar verwerken wij uw gegevens?

Wijzelf en onze externe verwerkers zullen uw identificeerbare persoonsgegevens alleen in de EER verwerken.

Wij kunnen uw geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens overdragen aan organisaties buiten de EER. Indien een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij ervoor zorgen dat er passende waarborgen zijn om de veiligheid en integriteit van uw persoonlijke gegevens te garanderen, en dat alle rechten met betrekking tot persoonsgegevens gegarandeerd worden die u zou kunnen genieten onder toepasselijk dwingend recht.

Als er een overdracht van uw persoonsgegevens en/of geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens plaatsvindt, wordt het volgende wettelijke beschermingsmechanisme ingevoerd:

5. Hoe verwerken wij uw gegevens?

Wij doen ons uiterste best om alleen de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in deze Privacy verklaring vermelde doeleinden te bereiken. Wij zullen uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerken. Wij zullen ons uiterste best doen om de persoonsgegevens accuraat en up-to-date te houden.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt zolang als nodig is om de in deze Privacy verklaring vermelde doeleinden te bereiken of tot het moment waarop u uw toestemming voor de verwerking ervan intrekt. Hou er rekening mee dat de intrekking van de toestemming kan impliceren dat u niet langer in staat bent om de website en/of diensten geheel of gedeeltelijk te gebruiken. Als u zich bij onze website heeft geregistreerd, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als u uw profiel verwijdert, tenzij een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel ons dat zou verhinderen.

Wij nemen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te houden tegen ongeoorloofde toegang of diefstal en tegen onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Toegang door personeel van onze externe verwerkers is alleen mogelijk op een need-to-know-basis en is onderworpen aan strikte geheimhoudingsverplichtingen. U begrijpt echter dat de zorg voor veiligheid en beveiliging slechts inspanningsverplichtingen naar beste vermogen zijn, die nooit kunnen worden gegarandeerd.

6. Welke rechten heeft u en hoe oefent u ze uit?

U heeft het recht om te weten wat wij juist met uw gegevens doen. Daar voorziet de informatie op deze pagina in. U heeft ook het recht om te weten wat er met uw gegevens gebeurt. Alle aanvragen tot uitoefening van rechten van de betrokkene kunnen gestuurd worden naar diane@dndcoaching.be.

Hieronder vatten we alle relevante rechten nog eens samen.

6.1 De inzage van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om inzage te krijgen van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. U kan hiervan ook een kopie krijgen die we u op papier of digitaal bezorgen. Verzoeken tot toegang die klaarblijkelijk worden ingediend met het oog op het veroorzaken van overlast of schade voor ons, worden echter niet behandeld.

6.2 Het verbeteren van uw persoonsgegevens of vragen om beperkte verwerking

U hebt het recht om van ons te vragen om kosteloos uw persoonsgegevens aan te passen wanneer deze niet juist of niet volledig zijn. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dient u bij dit verzoek ook het bewijs te voegen dat de persoonsgegevens waarvoor correctie wordt gevraagd onjuist zijn. U mag ook vragen om uw persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken tot deze juist of volledig zijn.

6.3 Het intrekken van uw toestemming

U hebt het recht om te allen tijde uw gegeven toestemming in te trekken. Dit kan u doen door een mailtje te sturen naar diane@dndcoaching.be

6.4 Het wissen van uw persoonsgegevens

U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden van deze Privacy verklaring of als u uw toestemming voor de verwerking intrekt. Dit kan u doen door een mailtje te sturen naar diane@dndcoaching.be

Let op: U dient er rekening mee te houden dat een verzoek tot verwijdering door ons zal worden beoordeeld in het licht van wettelijke of reglementaire verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen die ons kunnen verhinderen om de betreffende persoonsgegevens te verwijderen.

In de plaats van verwijdering kunt u ook vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken indien (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de genoemde doeleinden, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

6.5 Het overdragen van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en, indien technisch mogelijk, heeft u het recht deze gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere dienstverlener. De technische haalbaarheid hiervan wordt uitsluitend beoordeeld door ons.

6.6 Bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

Wanneer u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet op een correcte manier verwerken kan u bezwaar aantekenen tegen deze verwerking, indien u kunt aantonen dat er ernstige en gerechtvaardigde redenen zijn die verband houden met bijzondere omstandigheden en die een dergelijk verzet rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter als direct marketing wordt aangemerkt, heeft u het recht zich kosteloos en zonder rechtvaardiging te verzetten tegen een dergelijke verwerking. Dit kan door een mailtje te sturen naar diane@dndcoaching.be.

6.7 Uitoefenen van uw rechten

Als u een verzoek wilt indienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar diane@dndcoaching.be In dit verzoek moet duidelijk worden vermeld welk recht u wenst uit te oefenen en waarom. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart waaruit uw identiteit blijkt. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen van de ontvangst van dergelijk verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij deze zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag inwilligen.

6.8 Een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen via het e-mailadres diane@dndcoaching.be Blijft u ontevreden over ons antwoord, en over de manier waarop er met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan, dan kan u een klacht in dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL). Voor meer informatie kan u terecht op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be